Calculando el Punto de Equilibrio

Es importante, en cualquier negocio o emprendimiento, conocer el punto de equilibrio.

En términos simples, el punto de equilibrio es el cálculo del nivel de ventas requerido para mantener los costos variables y fijos cubiertos, donde el resultado será igual a cero, es decir, el negocio es autosustentable, pero no reporta ingresos al o los inversionistas.

Para determinar el nivel de ventas requerido con la mayor certeza posible, es importante conocer los siguientes datos de la empresa:

Impuestos gravados sobre las ventas facturadas.

En el caso boliviano, las ventas netas equivalen al 87% de la venta facturada, es decir Venta facturada  100% menos IVA 13%.

Ahora bien, como un impuesto directamente vinculado a la facturación, tenemos el impuesto a las transacciones, equivalente al 3% de la venta facturada. Para la determinación del costo del impuesto a las transacciones directamente deducido de la venta neta, es necesario hacer una regla de 3, es decir, el IT sobre la venta neta será de 3%x100/87, lo cual nos arroja el dato de que la tasa efectiva del IT sobre las ventas netas es de 3.44827586206897%.

Costo de Ventas.

Es fácil conocer el porcentaje al que equivale el costo de ventas en una empresa comercial, sin embargo, en el caso de las industrias, éste porcentaje puede tener variaciones en diferentes periodos a consecuencia del desempeño de la producción en la empresa.

Gastos de Comercialización.

Regularmente, las comisiones otorgadas al personal de ventas. Usualmente, se suele calcular un porcentaje de comisión sobre las ventas totales en base al cumplimiento de una meta establecida.

Gastos Fijos.

Los gastos que no tienen variación significativa de un periodo a otro. Por ejemplo, los alquileres, servicios básicos, sueldos del personal administrativo, etc.

En adjunto encontrarás una plantilla bastante simple con las fórmulas necesarias para realizar un cálculo rápido del punto de equilibrio, en la primer hoja y un cálculo de las ventas necesarias para alcanzar un resultado deseado en la segunda hoja.

Si tienes dudas, sugerencias o cualquier comentario, te agradeceré que me los hagas conocer.

Punto de Equilibrio

Generador Código QR en Excel

Navegando e investigando un poco, encontré un archivo muy útil a la hora de generar un código QR, el cual puede ser utilizado para la facturación, inventarios, control de activos fijos y otras actividades empresariales.

A continuación, encontrarás el enlace para descargar el archivo. Es importante tener un cierto nivel de conocimiento en el manejo de macros, sin embargo, próximamente publicaré un manual y un archivo para la generación de éste código de manera sencilla en excel.

Generador QR

Cómo encontrar celdas que suman un importe determinado.

Hace poco tiempo me plantearon el siguiente problema:

Sucede que el cliente de una empresa realizó un pago por un importe de $10.110,00 correspondiente a facturas vencidas en los meses de enero y febrero. Sin embargo, la sumatoria de las facturas vencidas a febrero arrojaban el importe de $17.160,00 y no era posible saber exactamente qué facturas había cancelado el cliente. El problema, la persona encargada de registrar y programar el pago de las facturas había registrado la fecha de vencimiento de las mismas de una forma diferente a la registrada por el proveedor.

No teniendo una respuesta oportuna por parte del cliente respecto del detalle de las facturas que habían sido canceladas, me solicitaron proporcionarles alguna ayuda de cómo realizar la búsqueda de qué importes podían sumar el total cancelado.

El detalle de lo facturado era algo similar a lo siguiente:

En realidad, se trataba de una lista aún más larga que la presentada en éste ejemplo.
Buscar manualmente la combinación de celdas que sumarían el importe cancelado podía llevar varias horas o ser definitivamente inútil.

Bien... Una de las soluciones más simples para encontrar las facturas que sumarían $10.110,00 es la siguiente:

Paso 1. Agregar una columna e insertar el número "1" en todas las celdas y usar la fórmula =sumaproducto como se ilustra en la imagen.

Paso 2. Habilitar el complemento "Solver" en excel (si aún no está habilitado).

Paso 3. En la pestaña "Datos", ejecutar el Solver.

Paso 4. Agregar los parámetros al Solver.

La celda objetivo será aquélla donde introdujimos la fórmula "Sumaproducto". "Para Valor de...", el valor que deseamos encontrar. Las variables serán las celdas con valor "1" de la columna que agregamos a la tabla. Y, lo más importante, hacer click en "Agregar" en la sección de restricciones.

Lo cual nos desplegará otra ventana en la que debemos seleccionar las celdas con valor "1" como referencia y seleccionar "bin" en la segunda lista desplegable.

Click en "Aceptar" y click en "Resolver".

Dependiendo de cuántas celdas tengamos como variables, el programa podrá demorar unos pocos segundos o varios minutos, y al encontrar las celdas que arrojan la sumatoria deseada, mantendrá el número "1" en la columna que habíamos incluido a la tabla. El resto, agregará el valor "0".

Espero que la explicación y las ilustraciones sean comprensibles y éste artículo resulte útil a quien lo requiera.

Saludos!

Nuevo formulario para el pago de retenciones beneficiarios del exterior...

A partir del mes de julio será necesario realizar la declaración de las retenciones por remesas al exterior en un nuevo formulario, el 551 V.3, el cual se habilita específicamente para los pagos por actividades parcialmente realizadas en el país.

La RND no representa un gran cambio, ya que el pago por ésta retención se realizaba únicamente en el formulario 530, sin embargo, a objeto de control, éste formulario será utilizado únicamente para el pago de beneficiarios del exterior.

Si deseas una herramienta para simplificar el cálculo y la declaración de la retención por beneficiarios del exterior, puedes dirigirte al artículo publicado con la herramienta para cálculo de retenciones.

Abajo el link de la RND publicada en el portal de impuestos.

RND 101800000015

Desarrollo del Plan de Cuentas

Un punto de suma importancia al iniciar la contabilidad de una empresa, es definir y diseñar el plan de cuentas que será utilizado.

Es necesario que el plan de cuentas sea diseñado tomando en cuenta algunos criterios esenciales, entre los cuales podemos destacar los siguientes:

Naturaleza de la empresa.

El plan de cuentas para una industria no será el mismo que el plan de cuentas de una empresa de servicios o de comercialización.

Dependiendo del entorno legal, es posible que existan entidades de control que supervisen la estricta aplicación de un plan de cuentas establecido para las empresas dedicadas a ciertas actividades. Principalmente ocurre con Entidades Financieras, Empresas de Seguros, Empresas que Cotizan en la Bolsa y otras.

Transacciones de la empresa.

Otro punto a considerar, es conocer si la empresa realiza habitualmente transacciones en moneda local y extranjera, ya que agregar una codificación específica a cada moneda puede ser útil al momento de registrar las operaciones de la empresa.

Tamaño de la empresa.

Si la empresa tiene sucursales en diferentes ciudades, provincias o estados, será necesario adoptar centros de costo que permitan conocer los beneficios generados en cada región al momento de realizar el análisis financiero y en la toma de decisiones.

Entre otras consideraciones generales y muy necesarias en la elaboración del plan de cuentas, mencionaremos las siguientes:

Grupos, Sub Grupos, Rubros, Cuentas y Sub cuentas.

Los mejores modelos de planes de cuenta, son aquéllos en los que el activo está ordenado en función al efectivo, es decir, a cuán pronto se pueden convertir en efectivo o equivalentes de efectivo. Estando siempre al inicio el Rubro Disponibilidades.

En el caso del pasivo, el orden queda en función al plazo y prioridad en que la obligación debería ser liquidada.

Para cuentas del Estado de Resultados, el mejor criterio a aplicar en la agrupación de las cuentas consiste en iniciar con las cuentas relacionadas con operaciones del giro de la empresa a operaciones poco habituales. La disposición de las cuentas de gasto, además, debe estar acorde a los departamentos, áreas o locaciones en que la empresa desarrolle sus actividades.

Para referencia, y a manera de ejemplo, adjunto a ésta nota encontrarás una propuesta de plan de cuentas para una empresa Industrial.

Plan de Cuentas Industrial

A point of utmost importance when starting the accounting of a company, is to define and design the chart of accounts that will be used.It is necessary that the chart of accounts be designed taking into account some essential criteria:Nature of the companyThe chart of accounts for an industry will not be the same as the chart of accounts of a service or marketing company.Depending on the legal environment, there may be control entities that oversee the strict application of a chart of accounts established for companies engaged in certain activities. Mainly it happens with Financial Institutions, Insurance Companies, Companies that Quote in the Stock Exchange and others.Transactions of the company.Another point to consider, is to know if the company usually carries out transactions in local and foreign currency, since adding a specific coding to each currency can be useful when registering the operations of the company.Size of the company.If the company has branches in different cities, provinces or states, it will be necessary to adopt cost centers that allow knowing the benefits generated in each region at the time of performing the financial analysis and making decisions.Among other general and very necessary considerations in the preparation of the chart of accounts, we will mention the following:Groups, Sub Groups, Items, Accounts and Sub accounts.The best models of account plans are those in which the asset is ordered based on cash, that is, how soon they can be converted into cash or cash equivalents. Being always at the beginning the Item Availability.In the case of liabilities, the order is based on the term and priority in which the obligation should be settled.For accounts of the Income Statement, the best criterion to apply in the grouping of accounts is to start with accounts related to operations of the company's business to unusual operations. The disposition of the expense accounts, in addition, must be in accordance with the departments, areas or locations in which the company develops its activities.For reference, and as an example, attached to this note you will find a proposal of an account plan for an Industrial company. For reference, and as an example, attached to this note you will find a proposal of an account plan for an Industrial company.