Un punto de suma importancia al iniciar la contabilidad de una empresa, es definir y diseñar el plan de cuentas que será utilizado.
Es necesario que el plan de cuentas sea diseñado tomando en cuenta algunos criterios esenciales, entre los cuales podemos destacar los siguientes:
Naturaleza de la empresa.
El plan de cuentas para una industria no será el mismo que el plan de cuentas de una empresa de servicios o de comercialización.
Dependiendo del entorno legal, es posible que existan entidades de control que supervisen la estricta aplicación de un plan de cuentas establecido para las empresas dedicadas a ciertas actividades. Principalmente ocurre con Entidades Financieras, Empresas de Seguros, Empresas que Cotizan en la Bolsa y otras.
Transacciones de la empresa.
Otro punto a considerar, es conocer si la empresa realiza habitualmente transacciones en moneda local y extranjera, ya que agregar una codificación específica a cada moneda puede ser útil al momento de registrar las operaciones de la empresa.
Tamaño de la empresa.
Si la empresa tiene sucursales en diferentes ciudades, provincias o estados, será necesario adoptar centros de costo que permitan conocer los beneficios generados en cada región al momento de realizar el análisis financiero y en la toma de decisiones.
Entre otras consideraciones generales y muy necesarias en la elaboración del plan de cuentas, mencionaremos las siguientes:
Grupos, Sub Grupos, Rubros, Cuentas y Sub cuentas.
Los mejores modelos de planes de cuenta, son aquéllos en los que el activo está ordenado en función al efectivo, es decir, a cuán pronto se pueden convertir en efectivo o equivalentes de efectivo. Estando siempre al inicio el Rubro Disponibilidades.
En el caso del pasivo, el orden queda en función al plazo y prioridad en que la obligación debería ser liquidada.
Para cuentas del Estado de Resultados, el mejor criterio a aplicar en la agrupación de las cuentas consiste en iniciar con las cuentas relacionadas con operaciones del giro de la empresa a operaciones poco habituales. La disposición de las cuentas de gasto, además, debe estar acorde a los departamentos, áreas o locaciones en que la empresa desarrolle sus actividades.
Para referencia, y a manera de ejemplo, adjunto a ésta nota encontrarás una propuesta de plan de cuentas para una empresa Industrial.
A point of utmost importance when starting the accounting of a company, is to define and design the chart of accounts that will be used.It is necessary that the chart of accounts be designed taking into account some essential criteria:Nature of the companyThe chart of accounts for an industry will not be the same as the chart of accounts of a service or marketing company.Depending on the legal environment, there may be control entities that oversee the strict application of a chart of accounts established for companies engaged in certain activities. Mainly it happens with Financial Institutions, Insurance Companies, Companies that Quote in the Stock Exchange and others.Transactions of the company.Another point to consider, is to know if the company usually carries out transactions in local and foreign currency, since adding a specific coding to each currency can be useful when registering the operations of the company.Size of the company.If the company has branches in different cities, provinces or states, it will be necessary to adopt cost centers that allow knowing the benefits generated in each region at the time of performing the financial analysis and making decisions.Among other general and very necessary considerations in the preparation of the chart of accounts, we will mention the following:Groups, Sub Groups, Items, Accounts and Sub accounts.The best models of account plans are those in which the asset is ordered based on cash, that is, how soon they can be converted into cash or cash equivalents. Being always at the beginning the Item Availability.In the case of liabilities, the order is based on the term and priority in which the obligation should be settled.For accounts of the Income Statement, the best criterion to apply in the grouping of accounts is to start with accounts related to operations of the company's business to unusual operations. The disposition of the expense accounts, in addition, must be in accordance with the departments, areas or locations in which the company develops its activities.For reference, and as an example, attached to this note you will find a proposal of an account plan for an Industrial company. For reference, and as an example, attached to this note you will find a proposal of an account plan for an Industrial company.
