Los acelerados avances en las ciencias, han afectado la vida cotidiana de la humanidad en todos sus aspectos. El mundo de los negocios, es uno de los entornos en los que estamos viviendo diariamente esta evolución. La competitividad de una empresa no solo depende de factores como la ubicación, los productos o los recursos humanos de los que dispone, sino que la gestión del conocimiento se ha convertido en una herramienta principal para la toma de decisiones. Este conocimiento debe estar basado en información real, comprensible y relevante para convertirse en una ventaja competitiva.
Precisamente, es el tratamiento de la información para la toma de decisiones, lo que en nuestros días conocemos como Busines Intelligence, Inteligencia de Negocios o, por sus siglas, BI.
ANTECEDENTES.
Si bien suele atribuirse a Howard Dresner la primicia en el uso del término Business Intelligence, la primera vez en que fue mencionado, es en la “Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes” (Enciclopedia de anécdotas comerciales y de negocio), publicada en el año 1865. En la página 210 de este libro, el término se utilizaba para referirse a un banquero que usaba la información privilegiada y la especulación como medio de enriquecimiento.
Casi un siglo más tarde, en 1958, el gigante de la informática, IBM, publicaba un artículo titulado “A Business Intelligence System” (Un Sistema de Inteligencia de Negocios) de Hans Peter Luhn, en el cual difundía el desarrollo de un sistema automático para analizar las áreas de cualquier organización, a través del uso de máquinas para el procesamiento de datos. Sin embargo, es necesario considerar que en aquella época los ordenadores de primera generación eran altamente costosos y en extremo complejos, lo que hacía que esta tecnología estuviera a penas al alcance de pocas empresas.
En el año 1970, se desarrollan las primeras bases de datos y las primeras aplicaciones empresariales, como la alemana SAP. Sin bien estas aplicaciones permitían ingresar datos, no ofrecían un acceso rápido a la información.
Fue hacia el año 1988 que, con los avances en la informática y el desarrollo de ordenadores cada vez más operacionales, Howard Dresner acuñó el término, Business Intelligence, para referirse al conjunto de métodos que permiten mejorar la toma de decisiones en las empresas a través del uso de herramientas de análisis de datos. A partir de este año, se consideran dos periodos del Business Intelligence:
Business Intelligence 1.0. Desde los años 1990 hasta inicios del año 2000. Durante este periodo, surgieron varios proveedores de sistemas informáticos orientados al desarrollo de soluciones de BI. La característica de estos sistemas, era la generación de informes a partir de datos internos y externos que, sin embargo, en la práctica requerían de un experto informático por la alta complejidad de su uso. Por otra parte, la generación de reportes e información estaba limitada por la escasa capacidad de almacenamiento de los ordenadores, lo cual limitaba en gran medida la cantidad información a ser obtenida de las bases de datos.
Business Intelligence 2.0. A partir del año 2000. Gracias a los avances en la tecnología, la masificación del internet y el conocimiento en informática, los programas de BI permiten analizar mayores cantidades de datos, siendo cada vez más simples de utilizar y, además, ofrecen la operatividad a través de la nube en tiempo real y en cualquier lugar. A partir del año 2005, la tendencia en el desarrollo de soluciones de BI estaría más enfocado a cada sector empresarial, permitiendo, además la generación de reportes diarios.
Algunas empresas, consultores, autores e investigadores, afirman que actualmente nos encontramos en el periodo de Business Intelligence 3.0, el cual habría iniciado entre los años 2005 y 2010, con la masificación de los teléfonos móviles inteligentes y tabletas como herramientas de trabajo, ya que, las plataformas de BI permiten el acceso y trabajo multidispositivo; sin embargo, no es un planteamiento consensuado.
Si bien en las décadas pasadas, el uso de estas herramientas estaba limitado a grandes empresas y organismos gubernamentales, en la actualidad, la adopción de soluciones de Business Intelligence se ha extendido a las Pymes, por lo cual, la mayoría de las empresas de software ofrecen alternativas de sus productos orientados a estos emprendimientos.
Diagrama de un sistema de Business Intelligence publicado en 1958 por IBM
DEFINICIONES.
WIKIPEDIA. - “El término Business Intelligence se refiere al uso de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones. Abarca la comprensión del funcionamiento actual de la empresa, bien como la anticipación de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales”.
SAP. - “El término Business Intelligence hace referencia a un conjunto de técnicas que aplicadas al conjunto de datos que dispone una organización (ya sean internos o externos) permiten agilizar y mejorar la toma de decisiones de negocio. Es decir, mejora la visibilidad de una empresa. Entre estas técnicas encontramos los almacenes de datos (BW), ETLs, minería de datos, reporting, cuadros de mando, etc.”.
DATA WAREHOUSE INSTITUTE.- “Business Intelligence es la combinación de tecnología, herramientas y procesos que me permiten transformar mis datos almacenados en información, esta información en conocimiento y este conocimiento dirigido a un plan o una estrategia comercial. La inteligencia de negocios debe ser parte de la estrategia empresarial, esta le permite optimizar la utilización de recursos, monitorear el cumplimiento de los objetivos de la empresa y la capacidad de tomar buenas decisiones para así obtener mejores resultados”.
Si bien existen numerosas definiciones adoptadas por las principales empresas desarrolladoras de software empresarial y consultores empresariales, los términos comúnmente asociados para definir y describir la Inteligencia de Negocios son los siguientes:
- Almacenamiento de datos.
- Análisis de datos.
- Generación de reportes e información.
- Uso de herramientas Tecnológicas.
En tal sentido, un concepto bastante amplio, que incluye estas actividades, es la expuesta por FORRESTER RESEARCH INC., que indica que “Business Intelligence es un conjunto de metodologías, procesos, arquitecturas y tecnologías que utilizan los datos resultantes de los procesos de gestión para el análisis, generación de informes, gestión del rendimiento y entrega de la información”.
OBJETIVO E IMPORTANCIA DE BUSINESS INTELLIGENCE.
Si bien la implementación de herramientas de Business Intelligence suele ser un proceso complejo y costoso, dependiendo del tamaño de la empresa y el tipo de organización, el objetivo de estas herramientas es proporcionar a la gerencia el control absoluto de la información, de modo que permite gestionar los datos de forma eficaz para interpretar la situación actual y realizar proyecciones a futuro, y así tomar las decisiones inteligentes basadas en esta información.
Con una adecuada interpretación y manipuleo de los datos, la gerencia contará con datos tan relevantes como son:
- Rentabilidad por cliente.
- Rentabilidad por producto y/o servicio.
- Rentabilidad por sucursal o unidad de negocio.
- Nivel de ventas por ejecutivo.
- Demanda de los principales productos y/o servicios.
Entre las ventajas operativas del Business Intelligence, señalamos las siguientes:
- Ahorro en costo y tiempo.
- Mayor fiabilidad de los resultados.
- Identificación de oportunidades de negocio.
- Anticipación a necesidades de los clientes.
- Identificación oportuna de problemas del negocio.
En realidad, dependiendo de la capacidad y la cultura del personal de la organización y la habilidad y práctica que se tenga en el uso de la herramienta, es posible generar una enorme cantidad de reportes según sea requerido y se considere relevante para la empresa.
COMPONENTES DE BUSINESS INTELLIGENCE.
Los sistemas de Business Intelligence tienen cuatro componentes básicos:
Almacén de datos, o Data Warehouse (DW).- Es el conjunto de datos históricos y actuales de interés para la gerencia. Estos datos son alimentados por las áreas operacionales de la empresa.
La minería de datos, o Datamining.- Es el conjunto de tecnologías utilizados para la exploración de las bases de datos, sea de manera automática, semiautomática o manual, de modo que los datos almacenados sean transformados en conocimiento e información relevante, precisa y oportuna.
Sistema de gestión de procesos de negocio, Business Process Management (BPM).- Son los procesos administrativos y analíticos, orientados a dirigir las actividades financieras y operativas. Permite diseñar, implementar y ejecutar actividades interrelacionadas dentro de un área específica, o la empresa en conjunto.
Interfaz de Usuario.- Son las fuentes de datos interno y externo, el uso de los procesos de extracción y transformación de los datos mediante las herramientas de reporting. Estas interfaces se componen normalmente por tablas, gráficas e indicadores, compuestas de medidas y dimensiones:
- La medida define la parte de datos a visualizar.
- La dimensión determina la agrupación de los datos.
CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI).- Es un componente clave de Business Intelligence. Consiste en un sistema de gestión que proporciona una interfaz visual de la información considerada importante.
Un cuadro de mando tiene tres niveles de información:
- Monitorización, a través de gráficos interpretativos de las métricas de rendimiento.
- Análisis de las causas de los problemas a partir de la interpretación de los datos dimensionales.
- Administración, identificando las acciones más inteligentes a tomar para resolver los problemas.
El cuadro de mando integral visualiza la organización desde cuatro perspectivas:
- Perspectiva del cliente. Dando importancia a la orientación al cliente y su satisfacción.
- Perspectiva financiera. Los datos del desempeño financiero de la empresa.
- Perspectiva de innovación y aprendizaje. Formación de los empleados, gestión del conocimiento y características culturales.
- Perspectiva interna del negocio. Se centra en la importancia de los procesos de negocio, para conocer el correcto funcionamiento de estos.
APLICACIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE EN UNA EMPRESA.
Como en toda inversión, el punto de partida para la implementación de una solución de Business Intelligence, parte por la elaboración del presupuesto, en el cual, además de considerar los recursos financieros a ser destinados en el proceso, debe considerarse el tiempo a ser insumido tanto en trabajo como en capacitación, de modo que la gerencia tenga el compromiso de concluir el proceso con la puesta en marcha de la solución.
Para tener el punto de partida de la implementación, será necesario contar con un diagrama de Gantt para guiar el desarrollo de las actividades programadas en los tiempos establecidos.
Diagrama de Gantt Planificación
Una vez realizada la planificación de las actividades, las fases comúnmente identificadas, son:
Fase de arquitectura. - En esta fase se analiza la estrategia, los recursos, la tecnología y los sistemas que posee la empresa, además de la capacidad de la organización de responder a posibles cambios en el entorno. El técnico a cargo de la implementación debe acumular el mayor conocimiento de las operaciones, procesos, fortalezas y limitaciones de la empresa. Para este propósito, se realizan entrevistas y reuniones, con el personal directivo y operativo.
Durante esta fase, se identificará los usuarios, jerarquías y roles y las necesidades de estos para un óptimo funcionamiento del sistema.
El resultado de esta fase, será la elaboración de la herramienta visual del mapa de oportunidades de Business Intelligence, en base a la cual se podrá sugerir nuevas alternativas.
Mapa de oportunidades de un proyecto.
Fase de Implementación. - En esta fase, con el conocimiento obtenido en la fase anterior, se inicia el desarrollo de los requerimientos específicos de la empresa y la puesta en producción. El resultado de esta fase serán las herramientas potencialmente operables e inicio de las pruebas del funcionamiento, para corregir falencias o incorporar mejoras que se identifiquen por parte de los usuarios.
Reportes generados en un sistema Business Intelligence.
Fase de operación y mejora continua.- A partir de esta fase, se inicia la operación de las herramientas de Business Intelligence, evaluando los resultados y la experiencia del usuario para identificar posibles mejoras al sistema, además de oportunidades que no hubieran sido consideradas en la primera fase.
Fallas en la implementación de soluciones Business Intelligence.- De acuerdo al grupo Gartner, existen dos grandes causas por las cuales un proyecto puede fallar:
- Falta de comprensión de las necesidades reales del negocio.
- Complejidad en la comunicación entre el negocio y la tecnología. Tal dificultad se debe a que no existió una adecuada comunicación entre los técnicos y el negocio para transmitir los objetivos deseados.
PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE.
Entre los principales EBIS (Enterprise Business Intelligence Server) mencionaremos los siguientes:
COGNOS.- Utilizado para que las empresas puedan evaluar de forma correcta toda la información recopilada a través de los datos aportados. El principal objetivo del uso de Cognos es tomar las decisiones adecuadas para mejorar los procesos que llevan a cabo los negocios
ORACLE BL.- Es uno de los más conocidos y utilizados, debido a que permite llevar a cabo un mayor número de tareas. Permite a las empresas acceder rápidamente a la informació, así como utilizar los datos requeridos para elaborar los posteriores análisis e informes.
BUSINESS OBJECTS.- De la empresa SAP. Prioriza la información relevante, dejando de lado los datos secundarios. Se utiliza para redactar análisis de una manera rápida y sencilla, como para elaborar informes financieros e indicadores.
WORKMETER.- Agrupa información importante sobre el uso que hacen los usuarios de las diferentes aplicaciones informáticas a las que tienen acceso, además de datos con respecto a otros dispositivos utilizados. Esta información permite evaluar los procesos de la empresa y decidir mejoras para optimizarlos.
MICROSTRATEGY.- Es un software enfocado al cliente, que se presenta como un portal de ayuda para que conozca en profundidad el tipo de negocio que oferta la empresa.
Además de los mencionados, existen numerosos softwares desarrollados con diferente orientación. Inclusive, Microsoft Office Excel, en sus diferentes versiones, incorpora complementos y componentes web que pueden agregarse a la aplicaciones y portales empresariales.
CONCLUSIÓN.
En la actualidad, el éxito de una empresa no solo depende de la competencia y habilidad profesional del personal directivo y operativo, o de la inversión en maquinaria y equipos de última generación, si no que la información y la capacidad de interpretación, se han convertido en factores determinantes para la adopción de decisiones acertadas. Las herramientas Business Intelligence, gracias a los avances en informática de los últimos años, permiten a los ejecutivos, en tiempo real, analizar el desempeño de cualquier área de la empresa, generando los informes que consideren relevantes de acuerdo a las características de la empresa, y anticipar tendencias en la organización y el entorno. Además, en la actualidad, ya no se requiere la conexión física a un servidor para acceder a tales datos, siendo posible el acceso en cualquier locación a través de la nube.
En conclusión, podemos afirmar que la gestión del conocimiento es vital para la sostenibilidad de una empresa y, las herramientas Business Intelligence, pueden otorgarnos la certeza de que la información en que basamos ese conocimiento es fiable, oportuna y relevante.
Edmundo R. Silva Copana
